PETUNJUK PELAKSANAAN POLA ADMINISTRASI DAN PELAPORAN KEUANGAN GMKI

BAB I

Pendahuluan

A.                 Latar Belakang

Gerakan Mahasiswa Kristen Indonesia dalam upaya pencapaian tujuannya memerlukan kegiatan pendukung, salah satunya adalah keuangan. Dengan kata lain keuangan adalah kegiatan fasilitatif dari kegiatan substantif yang GMKI lakukan, dalam hal ini khususnya oleh Pengurus Pusat GMKI.

Sebagai kegiatan pendukung, keuangan memiliki peranan penting dalam kelancaran keguatan substantif, namun tidak jarang justru menjadi potensi konflik internal dan eksternal yang secara langsung maupun tidak langsung telah mengurangi laju gerakan atau kinerja organisasi.

Berbagai instrumen keuangan seperti anggaran dan laporan keuangan lebih berfungsi sebagai formalitas organisasi yang kurang dapat dijadikan yang baik dalam realisasi anggaran, evaluasi maupun perencanaan selanjutnya oleh karena administrasi keuangan kurang memenuhi standar-standar yang umum berlaku dan lemahnya pengendalian internal.

Salah satu penyebabnya adalah ketiadaan pedoman penatausahaan keuangan sebagai dasar keuangan sebagai dasar pengawasan dan penilaian kinerja keuangan. GMKI menyadari perlu diadakannya perbaikan secara kontinyu dan bertahap terhadap administrasi keuangan demi teralokasi sumber-sumber daya organisasi pada aktifitas substantif organisasi secara lebih efektif dan efisien, yang diwujudkan melalui penyusunan pola Administrasi dan Pelaporan Keuangan GMKI.

Keputusan-keputusan yang memutuskan bahwa GMKI dan Badan Pemeriksan Keuangan menyusun Pedoman Administrasi dan Pelaporan Keuangan GMKI yang ditetapkan melalui sidang Pleno pertama sehingga pedoman ini secara otomatis sah berlaku sejak penyusunan selesai.

Oleh  karenaa pelaporan sudah termasuk dalam salah satu kegiatan administrasi, maka pembuatan standar dan format laporan keuangan dijadikan satu dengan pedoman administrasi keuangan GMKI.

B.                 Maksud dan Tujuan

Pengkajian aspek-aspek administrasi keuangan secara luas sangat kompleks oleh karena menimbang prioritas kebutuhan dalam perbaikan sistem secara menyeluruh, maka pedoman ini dimaksudkan untuk mengatur administrasi keuangan dalam artian sempit yaitu tata usaha keuangan yang didalamnya terangkai kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, distribusi serta penyimpanan keterangan-keterangan yang diperlukan.

Pedoman ini disusun dengan tujuan :

1.         Menjadi dasar bagi GMKI dalam melaksanakan Administrasi keuangan yang dimaksud, supaya teratur dan dapat dipertanggungjawabkan

2.         Menjadi dasar pengawasan dan rekomendasi penilaian bagi BPK

3.         Menjadi bahan acuan bagi pedoman administrasi masa bakti selanjutnya serta perbaikan sistem secara keseluruhan.

C.                 Proses Penyusunan

Pedoman ini disusun dengan mempertimbangkan :

1.         Anggaran pendapatan dan belanja periode sebelumnya

2.         Laporan-laporan keuangan

3.         Sistem administrasi dan pelaporan periode-periode sebelumnya

4.         sistem administrasi dan akuntansi yang umum berlaku

Tahap penyusunan adalah sebagai berikut :

1.      Bendahara GMKI membuat rancangan pedoman

2.      Rancangan dipelajari dan dikoreksi bersama oleh tim kerja pedoman RAPBO, bendahara, dan BPK

3.      Hasil akhir yang diputuskan bersama dalam siidang pleno terakhir dintanda tangai oleh GMKI dan BPK

D.                 Sistematika Penulisan

Bab I    : Pendahuluan

Terdiri dari latar belakang penyusunan, maksud dan tujuan, proses penyusunan dan sitematika penulisan

Bab II  : Tinjauan teoritis

Tinjauan dari tinjauan administrasi, organisasi, manajemen, akuntansi dan pengendalian internal

Bab III : Tinjauan umum administrasi keuangan GMKI

terdiri dari tinjauan dan usaha-usaha organisasi, struktur organisasi, kebijakan umum adinistrasi keuangan, anggaran pendapatan dan belanja organisasi, pengawasan dan pemeriksaan keuangan, prosedur pencairan dana serta lain-lain dan rekomendasi.

Bab IV : Pedoman Administrasi Keuangan

Bab V  : Penutup

BAB II

Tinjauan Teoritis

A.     Administrasi

1.      Definisi

Administrasi berasal dari kata/bahasa Yunani, administrare berarti pengabdian/pelayanan. Inggris, to administer yaitu melayani secara terus-menerus, Belanda, administratie berarti tata usaha, surat-menyurat, kearsipan dan lain-lain.

Definisi administrasi menurut John M. Pfiffner dan Robert Vance Presthus dalam buku Public Administration adalah suatu kegiatan atau proses yang berhubungan dengan upaya (jalan) untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Menurut Dr. Sondang P. Siagian, MPA adalah keseluruhan proses kerjasama antara 2 orang atau lebih secara bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam artian sempit adalah tata usaha, yaitu segenap rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerja sama.

2.      Unsur-unsur Kerja Administrasi

Menurut the Liang Gie dalam buku Administrasi Perkantoran Moder, walaupun administrasi merupakan suatu kebulatan proses penyelenggaraan, namun untuk tata tertib pelaksanaannya dapatlah dibedakan menjadi 8 unsur pokok, yaitu :

a.       Pengorganisasian, yaitu rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka yang menjadi wadah bagi setiap kegiatan dari usaha kerjasama yang bersangkutan

b.      Manajemen, yaitu rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan-karyawan dan menggerakkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerjasama itu benar-benar tercapai

c.       Tata hubungan, yaitu rangkaian perbuatan menyampaian warta dari satu pihak ke pihak lain dalam usaha kerjasama itu

d.      Kepegawaian, yaitu rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga-tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerjasama itu

e.       Keuangan, rangkaian perbuatan mengatur dan mengelolah segi-segi financing dalam usaha kerjasama tersebut

f.       Perbekalan, rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara sampai dengan menyingkirkan segenap perlengkapan dalam usaha kerjasana itu

g.       Tata usaha, rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengelolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerjasama tersebut

h.      perwakilan, rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan dukungan dari masyarakat sekeliling terhadap usaha kerjasama tersebut.

3.      Tiga Ciri Utama Tata Usaha

a.       Bersifat pelayanan yaitu melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif, tata usaha hanyalah memberikan pelayanan dan bantuan agar satuan-satuanoperatif benar-benar menghasilkan dan tujuan usaha benar-benar tercapai

b.      Bersifat merembes ke segenap bagian, artinya bahwa tata usaha diperlukan dimana-mana dan dilaksanakan diseluruh organisasi terendah, dan tidak terbatas dalam lingkungan bangunan

c.       Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi, tanpa melihat apakah tugas pokok dan masing-masing anggota organisasi itu

4.      Peranan Tata Usaha

a.       Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi

b.      Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi, untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat

c.       Membantu kelancaran perkembangan organisasi

B.     Administrasi, Organisasi dan Manajemen Keuangan

Organisasi adalah wadah/tempat berlangsungnya kegiatan dari suatu usaha kerja sama dengan anggota yang besar dan tujuan yang bermacam-macam, dengan kata lain organisasi adalah tempat atau wadah berlangsungnya suatu kegiatan administrasi. Organisasi adalah alat, tempat, wadah, sarana bagi manajemen untuk bergerak.

Manajemen berasal dari kata management atau to manage yang berarti mengurus. Menurut Marry Parker Follet adalah seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengerahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

Tujuan manajemen keuangan adalah merencanakan untuk memperoleh dan menggunakan dana guna memaksimalkan nilai organisasi. Pada dasarnya dapat dikatakan bahwa fungsi pembelanjaan dalam perusahaan meliputi :

a.       Fungsi penggunaan dana atau pengalokasian dana

b.      Fungsi pemenuhan kebutuhan dana atau fungsi pendanaan

Pendanaan/pembelanjaan aktif adalah aspek pembelanjaan yang bersangkutan dengan penggunaan dana. Pembelanjaan pasif adalah aspek financing yang bersangkutan dengan perolehan dana.

Fungsi keuangan dalam organisasi biasanya dipisahkan antara 2 jabatan :

a.       Treasurer, bertanggung jawab atas perolehan (akuisisi) dana dan pengamanannya. Umumnya membuat laporan mengenai posisi arus kas harian, posisi modal kerja, membuat anggaran kas dan umumnya melaporkan mengenai arus kas dan cadangan uang tunai. Treasurer menjaga hubungan dengan pihak penyandang dana, juga bertanggung jawab atas manajemen kredit, asuransi dan manajemen dana pensiun.

b.      Controller, administrasi pembukuan atau akuntansi fungsi pokok adalah mencatat (recording) dan membuat laporan (reporting) tentang informasi keuangan organisasi. Tugas lain adalah dalam hal urusan penggajian, pajak dan pemeriksaan internal (internal auditing)

Keputusan tentang financing memerlukan pengetahuan yang luas dan pertimbangan yang matang, jika diperlukan dapat dibentuk komite keuangan dengan latar belakang dan kemampuan yang berbeda-beda dengan tugas menyusun kebijaksanaan dan mempersiapkan keputusan penting organisasi.

C.     Akuntansi dan Pengawasan Internal

a.       Definisi Akuntansi

Dilihat dari kegiatannya merupakan suatu proses pencatatan, pengelolaan, peningkatan, pelapran dan penganalisaan data-data keuangan dari suatu organisasi, dapat juga dikatakan sebagai jasa yang menyediakan informasi keuangan dari suatu organisasi pihak-pihak yang berkepentingan dalam pengambilan keputusan.

b.      Prinsip-prinsip akuntansi

ü  Asumsi Dasar

-          Dasar Aktual, pengaruh transaksi dan peristiwa lain diakui pada saat kejadian dan bukan pada saat kas atau secara kas diterima atau dibayar dan dicatat serta dilaporkan pada periode yang bersangkutan

-          Kelangsungan usaha, laporan kas disusun berdasarkan asumsi kelangsungan usaha perusahaan dan akan melanjutkan usahanya dimasa depan

ü  Karakteristik kualitatif laporan keuangan

-          Dapat dipahami, pemakai diasumsikan memiliki pengetahuan yang memadai tentang aktifitas ekonomi dan bisnis, akutansi serta kemauan untuk mempelajari informasi dan ketekunan yang wajar

-          Relevan, yaitu harus memiliki kemampuan dala peramalan dan penegasan berkaitan satu sama lain. Relevansi informasi dipengaruhi juga oleh hakikat dan materialitasnya. Yang dimaksud materialitasnya adalah bahwa transaksi-transaksi yang jumlahnya cukup besar diperlukan sesuai teori, tetapi untuk transaksi yang jumlahnya kecil dan tidak mempengaruhi pos-pos lain bisa diperlakukan menyimpang

-          Keandalan (rehable) jika bebas dari pengertian yang menyesatkan kesalahan material dan penyajian yang tulus dan jujur. Informasi harus netral, diarahkan pada kebutuhan umum pemakaian dan tidak tergantung pada kebutuhan dan keinginan pihak tertentu. Dalam keadaan tertentu jika terdapat ketidakpastian peristiwa, maka ketidakpastian itu diakui dengan mengungkapkan hakikat serta tingkatnya dengan menggunakan pertimbangan sehat

-          Dapat dibandingkan. Pemakai harus dapat memperbandingkan laporan keuangan antar periode untuk mengidentifikasi kecendrungan atas trend posisi dan kinerja keuangan

c.       Bidang spesialisasi akuntansi internal

ü  Akuntansi keuangan adalah akuntansi yang bertujuan menghasilkan informasi keuangan yang terutama ditujukan untuk pihak luar yang berkepentingan terhadap organisasi

ü  Akuntansi manajemen yang bertujuan menghasilkan informasi keuangan untuk kepentingan manajemen internal organisasi dalam usaha mencapai tujuan

ü  Akuntansi yang bertujuan untuk mencatat, menghitung, menganalisis, mengawasi dan melaporkan pada manajemen mengenai biaya-biaya yang terjadi

ü  Akuntansi penganggaran merupakan suatu perencanaan dalam hal keuangan yang dimaksudkan untuk mengadakan pengawasan dan pengendalian terhadap operasi organisasi

ü  Pemeriksaan intern merupakan pemeriksaan terhadap data akuntansi yang diolah dalam proses akuntansi (pembukuan) sehingga dapat diperoleh informasi akuntansi yang tepat dan dapat dipercaya

ü  Perancangan sistem informasi, perlu diciptakan suatu sistem yang dapat menghasilkan informasi yang akurat, tepat waktu serta bermanfaat bagi pemakainya

d.      Sistem Akuntansi

Berikut ini 6 pengertian yang berkaitan dengan sistem akuntansi

ü  Sistem adalah jaringan dari prosedur-prosedur yang disusun dalam rangkaian secara menyeluruh untuk melaksanakan berbagai kegiatan atau fungsi pokok dalam suatu organisasi

ü  Prosedur merupakan urut-urutan pekerjaan yang biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu bagian atau lebih, untuk menjamin adanya perlakuan seragam terhadap peristiwa atau kejadian yang berlangsung berulang-ulang

ü  Formulir/dokumen merupakan media untuk merekam suatu transaksi keuangan, maka akan berfungsi sebagai bukti adanya transaksi

ü  Catatan adalah pembukuan yang diselenggarakan oleh bagian akuntansi untuk mencatat seluruh transaksi yang terjadi sepanjang masa

ü  Alat-alat  yang berupa fasilitas penyimpanan dan operasional yang aman, perangkat keras dan lunak komputer, dan untuk membantu manajemen dalam mengamankan harta milik dan memproses data informasi keuangan yang dubutuhkan

Jadi sistem akuntansi adalah alat/sarana pengawasan manajemen yang dilaksanakan melalui prosedur tata kerja yang mengacu pada struktur organisasi, untuk menghasilkan informasi keuangan yang benar.

e.       Sistem pengendalian internal dan sistem akuntansi

Pengendalian internal dalam pengertian sempit merupakan internal check, yaitu melakukan pengujian atas kebenaran perkalian, penjumlahan dan pengurangan angka-angka yang tertera dalam formulir, serta penelitian cara penjurnalan. Dalam pengertian luas pengendalian internal meliputi struktur organisasi, semua cara dan alat-alat yang dikoordinasikan dan dipergunakan dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, meningkatkan efisiensi usaha-usaha dan menjaga agar kebijakan yang ditetapkan dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.

f.       Siklus akuntansi

Secara garis besar siklus akuntasi dapat diurutkan dalam tahapan sebagai berikut:

1.      Neraca saldo setelah tutup buku (periode akuntansi sebelumnya)

2.      Mencatat transaksi-transaksi selama satu periode dalam jurnal

3.      Membukukan ayat-ayat jurnal kesetiap rekening buku besar (posting)

4.      Menyusun neraca saldo

5.      Membuat jurnal penyesuaian

6.      Menyusun neraca saldo setelah disesuaikan

7.      Menyusun laporan keuangan

8.      Membuat jurnal penutup dan mempostingnya ke buku besar

9.      Menyusun neraca saldo setelah tutup buku dan membuat jurnal pembalik

BAB III

Tinjauan Umum Kebijakan Keuangan

A.     Tujuan dan Usaha-usaha Organisasi

1.      Tujuan

Tujuan dan sekaligus pernyataan misi GMKI dirumuskan dalam pasal 3 AD GMKI sebagai berikut:

-    Mengajak mahasiswa dan warga perguruan tinggi lainnya kepada pengenalan akan Yesus Kristus selaku Tuhan dan Penebus, dan memperdalam iman dalam kehidupan dan pekerjaan sehari-hari

-    Membina kesadaran selaku warga gereja yang esa di tengah-tengah mahasiswa dan perguruan tinggi dalam kesaksian memeprbaharui masyarakat, mahasiswa dan gereja

-    Mempersiapkan pemimpin dan penggerak yang ahli dan bertanggung jawab dengan menjalankan panggilan ditengah-tengah masyarakat, negara, gereja, perguruan tinggi dan mahasiswa, dan menjadi sarana bagi terwujudnya kesejahteraan, keadilan, kebenaran dan cinta kasih ditengah-tengah manusia dan alam semesta

2.      Usaha-usaha organisasi menunjukkan bentuk-bentuk kegiatan dan program GMKI

Sebagaimana tertera dalam pasal 1 ART GMKI adalah sebagai berikut:

-    Mempertumbuhkan dan memperdalam kehidupan beriman dengan doa, penelaan Alkitab, ibadah, pembinaan persekutuan dan tanggung jawab bagi perkembangan pembaharuan dan keesaan gereja yang Am

-    Membina kemajuan study dan riset untuk mengikuti dan menguasai ilmu pengetahuan, mewujudkan panggilan perguruan tinggi, mahasiswa dalam mempersiapkan lulusan perguruan tinggi dan pemimpin yang ahli dan bertanggung jawab bagi pembangunan dan pembaharuan untuk mencapai kesejahteraan materil dan spiritual

-    Membina pemimpin dan penggerak yang bekerja secara bertanggung jawab terhadap Allah dan manusia didalam masyarakat, gereja, perguruan tinggi dan mahasiswa bagi terwujudnya perdamaian, keadilan, kesejahteraan, kebenaran dan cinta aksih ditengah-tengah manusia dalam alam semesta.

B.     Struktur Organisasi

Dalam menjalankan tugasnya, GMKI mempunyai 2 kelompok kerja formal:

-    Badan bentukan yang sifatnya semi otonom

-    Panitia/Tim Kerja

Yang pada prakteknya organisasi dapat berstruktur organisasi proyek dan matriks. Kebijakan keuangan yang memerlukan pertimbangan dari pokok-pokok pikiran, teknis pelaksanaan dan pembiayaan dilakukan oleh Tim Kerja Keuangan yang terdiri dari Ketua Umum, Sekretaris Umum dan Bendahara Umum melalui rapat Tim Kerja Keuangan yang diadakan dalam rangka mengambil kebijakan pengusahaan dana dan pengalokasian keuangan program dari organisasi. Pembiayaan aktif dilakukan oleh keseluruhan anggota sistem, sedangkan pembiayaan pasif hanya dilakukan oleh Tim Kerja Keuangan, Bendahara GMKI, Ketua, Sekretaris, Bendahara, seksi dana panitia/tim kerja/wadah bentukan.

C.     Kebijakan Umum Keuangan

1.      Kebijakan penggalangan dana

-    Diharapkan dapat dilakukan kerjasama dengan jaringan pelayanan di luar negeri yang tidak mengikat organisasi untuk mendukung keuangan organisasi dalam pembiayaan program PP maupun BPC

-    Dalam hal penggalangan sumber dana strategis dalam dan luar negeri dapat dibentuk Tim Kerja dibawah koordinasi Bendahara Umum

-    Dalam penggalangan dana dicabang, GMKI perlu mengadakan konfirmasi dan koordinasi dengan BPC setempat

-    GMKI membentuk suatu yayasan GMKI bagi pengelolaan seluruh aset GMKI maupun sumber pendanaan yang tepat bagi organisasi, agar tercipta pendanaan organisasi yang mandiri.

2.      Kebijakan pengalokasian dana

-    Pengalokasian dana dilakukan berpedoman pada APBO sehingga tercipta disiplin anggaran, dengan mempertimbangkan efektifitas dan efisiennsi pelaksanaan program sesuai dengan prioritas program yang diputuskan Sidang Pleno I GMKI

-    Mekanisme pentahapan realisasi pengalokasian dana dilakukan berdasarkan kebijakan Tim Kerja Keuangan.

3.      Kebijakan penatausahaan keuangan

-    Penatausahaan dan pencatatan seluruh aktifitas keuangan dibukukan berdasarkan waktu yang diklasifikasikan sesuai APBO

-    Pembukuan mengikuti pedoman (pola) administrasi keuangan yang disusun oleh Tim Kerja yang terdiri dari Tim RAPBO, Bendahara dan BPK GMKI

4.      Kebijakan pelaporan keuangan

-    Pola penyajian laporan pertanggungjawaban disusun dan ditetapkan GMKI dengan BPK termasuk laporan untuk program dan proyek yang dilaksanakan langsung oleh PP atau di cabang

-    Laporan keuangan panitia maupun pengutusan organisasi paling lambat disampaikan satu bulan setelah pelaksanaan kegiatan

-    Bendahara Umum menyampaikan laporan keuangan pada rapat BPH minimal enam bulan sekali. GMKI diwajibkan mengeluarkan laporan keuangan dengan hasil pemeriksaan BPK sebagai lampiran pada seluruh BPC dan penyandang dana sekurang-kurangnya sekali dalam setahun

-    Kegiatan ditiap wilayah yang dibawah Koordinasi Wilayah harus dibuat laporan keuangannya

D.     Anggaran pendapat dan belanja GMKI

Secara garis besar anggaran dibagi menjadi dua:

-    Sumber-sumber pendanaan

-    Penggunaan dana

Sumber-sumber pendanaan secara garis besar terdiri dari:

-    Iuran cabang

-    Bantuan rutin

-    Bantuan program

-    Usaha keuangan (kerja sama dengan lembaga-lembaga lain dan usaha swadaya)

-    Lain-lain

Alokasi pengeluaran dana secara garis besar terdiri dari:

-    Pengeluaran program

-    Pengeluaran rutin

-    Pengeluaran non program

Rancangan disusun oleh Tim RAPBO yang terdiri dari Ketua Umum, Sekretaris Umum dan Bendahara Umum dalam waktu 2 bulan setelah dibentuk dalam Sidang Pleno I GMKI. Kemudian RAPBO disahkan menjadi APBO dengan kekuatan hukum berdasarkan Sidang Pleno I GMKI.

E.      Pengawasan dan pemeriksanaan keuangan

1.      Pelaksanaan pengendalian internal dilakukan oleh Bendahara, lalu oleh Tim Kerja Keuangan yang dilanjutkan oleh rapat BPH

2.      Pelaksanaan pengawasan eksternal keuangan GMKI dilaksanakan oleh BPK GMKI yang merupakan badan otonom yang dibentuk oleh Kongres. Pemeriksaan dilakukan sesuai norma dan tata cara pemeriksaan keuangan GMKI yang disahkan pada Kongres yang hasilnya dipertanggungjawabkan ke Kongres.

F.      Prosedur pencarian dana

1.      Sekretaris-sekretaris fungsi dan wakil sekretaris umum memasukkan anggaran program dan atau keperluannya pada sekretaris umum

2.      Sekretaris umum mengajukan anggaran kebutuhan organisasi pada tiap bulannya paling lambat minggu ke-4 pada bulan sebelumnya

3.      Tim Kerja Keuangan membahas anggaran sebelum menyetujui anggaran kebutuhan organisasi

4.      Pencarian anggaran kebutuhan organisasi ditetapkan dengan batas wewenang  Tim Kerja Keuangan

Jumlah > 2 juta rupiah harus dengan sepengetahuan seluruh anggota TKK

Jumlah < 2 juta rupiah minimal diketahui oleh Sekretaris Umum dan Bendahara Umum

G.     Lain-lain dan rekomendasi

1.      Biaya BPK GMKI dalam rangka melaksanakan tugasnya dengan serah terima GMKI ditanggung oleh GMKI

2.      Biaya panitia RAPBO GMKI dalam rangka pelaksanaan tugasnya ditanggung oleh GMKI

3.      GMKI harus membentuk panitia khusus untuk membuat standar pengelolaan dan penatausahaan keuangan GMKI secara keseluruhan yang hasil perumusannya dibahas saat Kongres dimana pembiayaannya dibebankan kepada GMKI sebelumnya

BAB IV

Pedoman Administrasi

I. Tahap perencanaan/pengajuan anggaran

1.      Pengajuan oleh Tim Kerja/Panitia/Wadah Bentukan

ü  Anggaran program/kegiatan secara keseluruhan diajukan bersama dalam proposal yang dibuat oleh Tim Kerja/Panitia

ü  Proposal yang telah disetujui oleh GMKI satu kopinya harus diberikan kepada Bendahara Umum atau Bendahara GMKI jika diposisikan sebagai bendahara ex-officio

ü  Persetujuan anggaran harus dengan persetujuan Bendahara Umum atau Bendahara GMKI, dan anggaran harus dengan persetujuan Bendahara Umum atau Bendahara GMKI, dan anggaran dapat direvisi bersama-sama dengan ketua dengan bendahra panitia

ü  Besarnya modal kerja dan atau subsidi yang diminta dari kas GMKI diajukan melalui Formulir Permohonan Dana

ü  Hanya anggaran yang disetujui GMKI yang dapat diajukan kepada pihak-pihak lain

ü  Format anggaran Tim Kerja/Panitia adalah sebagaimana terlampir, format anggaran harus dilampirkan bersama surat tugas/mandat penunjukan Tim Kerja/Panitia

2.      Pengajuan dana bagi internal GMKI (Perorangan)

Dalam hal dimana ditugaskan satu orang atau lebih untuk melakukan tugas-tugas keorganisasian yang memerlukan pendanaan seperti pelantikan BPC, utusan ke forum-forum tertentu dan lain sebagainya maka pengajuan dana yang dilakukan dengan pengisian formulir permohonan dana oleh orang/orang-orang yang diutus tersebut yang disampaikan pada Tim Kerja Keuangan.

3.      Pengajuan Dana Anggota Panitia/Tim Kerja pada Ketua/Bendahara Panitia/Tim Kerja

Anggota Panitia/Tim Kerja mengisi Formulir Permohonan Dana kepada bendahara panitia/tim kerja yang akan diputuskan disetujui tidaknya oleh internal kepanitiaan.

Umum :

-    Formulir-formulir permohonan dana diberikan kepada Tim Kerja Keuangan melalui Sekretaris Umum sedapat mungkin paling lambat minggu ke-empat. Yang harus diinformasikan dalam Formulir Permohonan Dana adalah : Keterangan Formulir Permohonan milik siapa (PP atau panitia/tim kerja), No. formulir, tanggal pengajuan, kepada siapa permohonan diajukan, keterangan untuk keperluan apa, jumlah dana yang diminta, tanda tangan dan nama jelas pemohon, serta nama dan paraf penerima formulir

-    Nomor formulir dinomori berurutan dan dibuat rangkap 2, rangkap pertama diberikan kepada formulir ditujukan dan rangkap kedua untuk pemohon. Formulir yang diterima oleh pengambil kebijakan harus menjadi lampiran dalam kas bon saat penyerahan dana yang dimaksud

-    Seluruh anggaran yang akan dikeluarkan oleh GMKI dan atau perpanjangan tangannya harus disetujui dan disimpan kopinya oleh Bendahara Umum atau Bendahara

-    Bila terdapat usaha mandiri dalam pencarian dana maka selain anggaran yang dimaksud diatas juga diharuskan terdapat anggaran/feasibility studi akan usaha mandiri yang dimaksud.

II. Tahap Akuisisi Dana

A.     Pencarian dana berupa donasi temporer

1.      Pencarian dana oleh tim kerja keuangan

-    Anggaran yang dapat digunakan dalam proses pencarian dana adalah APBO, anggaran bulanan/rutin dan atau anggaran untuk keperluan khusus

-    Surat permohonan dana dibuat oleh Sekretaris Umum dan anggaran ditandatangani Bendahara Umum

-    Distribusi surat dan anggaran dikoordinir oleh Bendahara Umum dan atau Bendahara dimana pemberian proposal dan pengambilan dananya dari donatur tidak harus dilakukan melalui TKK

2.      Pencarian dana oleh panitia/tim kerja/wadah bentukan

-    Panitia/tim kerja hanya diperkenankan menggunakan anggaran/proposal yang disetujui oleh GMKI, tidak ditutup kemungkinan, proposal/anggaran dapat dibuat 2 jenis atau lebih disesuaikandengan kebutuhan, asalkan dengan persetujuan GMKI

-    Surat permohonan dana dibuat oleh sekretaris panitia dan anggaran ditanda tangani bendahara panitia

-    Distribusi surat dan anggaran/proposal dikoordinir oleh seksi dana dan atau bendahara panitia/tim kerja

3.      Pencarian dana oleh perorangan

Dalam rangka pelaksanaan tugas dari GMKI kepada perorangan yang memerlukan dana cukup besar, sedangkan GMKI tidak mempunyai sumber daya yang cukup untuk memenuhi kebutuhan dana yang diperlukan, sedangkan yang bersangkutan mengetahui potensi sumber dana dan anggaran yang diperlukan. Surat permohonan dana dibuat oleh Sekretaris Umum, penggandaan dan penomorannya dilakukan oleh bendahara GMKI.

Umum :

-    Sedapat mungkin kepada donatur diberikan permohonan secara tertulis beserta anggaran atas dana yang dimaksudkan

-    Dalam surat dan anggaran yang didistribusikan, dilampirkan kuitansi yang telah dinomori berurutan. Bentuk kuitansi dan penomorannya serta pengesahannya terlampir

-    Pendistribusian dicatat dalam rekap pendistribusian proposal/anggaran, yang dalamnya tercantum no. surat pengantar permohonan dana, no. seri anggaran/proposal, no. seri kuitansi, nama-alamat-no.telp-ket, lain yang dituju nama dan tanda tangan pemegang proposal, hasil/follow up yang diminta, no.kuitansi

-    Penyerahan proposal/anggaran kepada calon donatur harus disertai dengan tanda terima surat yang menjadi lampiran rekap pendistribusian dana

-    Kuitansi dibuat rangkap 2. Rangkap pertama untuk donatur, rangkap kedua untuk penerima donasi. Kuitansi/surat yang dibatalkan untuk digunakan karena kesalahan tidak disengaja, harus tetap  disimpan. Pelaporan penggunaan kuitansi direkap dalam rekap kuitansi yang terdiri dari no.kuitansi, nama donatur, jumlah sumbangan, tanggal pemberian, dengan kuitansi-kuitansi yanga da sebagai lampirannya

-    Jika proposal gagal diberikan kepada calon donatur dan pemegang proposal mengembalikan kepada bendahara/tim dana, maka proposal dikembalikan dengan pengisian formulir tanda terima 2 rangkap, asli untuk penyerahan proposal, copy untuk bendahara

-    Sedapat mungkin pengambilan dana dilakukan secara tunai, namun jika dilakukan melalui transfer maka apabila kuitansi proposal telah diberikan sebelumnya, pencari dana harus tetap datang kepada donatur untuk pengisian kuitansi. Jika belum diberikan kuitansi sebelumnya, maka kuitansi harus tetap diberikan menyusul

-    Dalam kuitansi harus terdapat tanda tangan penerimaan dana, tanda tangan donatur dan tanda tangan tanpa sepengetahuan TKK dan atau ketua panitia/tim kerja

-    Donatur-donatur yang dapat dihubungi untuk pencarian dana harus dengan sepengetahuan dan persetujuan TKK, yang dapat diketahui melalui daftar calon donatur yang dikeluarkan TKK GMKI.

B. Pencarian dana via donasi rutin

Surat permohonan dibuat oleh sekretaris dan ditanda tangani oleh ketua dan sekretaris. Pengembalian dana dapat dilakukan melalui pengembalian tunai atau via bank (transfer). Sebagai pengganti kuitansi adalah laporan enam bulanan bendahara dimulai sejak penerimaan pertama dari program akuisisi dana dilakukan.

C. Pencarian dana via usaha sendiri

Pencarian dana via usaha mandiri dapat dilakukan melalui penjualan, penawaran jasa dan lainnya. Usaha mandiri dapat dibedakan menjadi usaha temporer dan usaha yang kontinyu. Distribusi kuitansi tetap dibawah koordinasi bendahara tim dana, namun tidak diperlukan tanda tangan orang yang memberikan dana. Untuk usaha dana yang bersifat kontinyu, administrasi harus sesuai dengan standar sistem administrasi yang berlaku di dunia usaha.

D. Akuisisi dana via iuran peserta

Penerimaan iuran peserta melalui bendahara, sebagai bukti pembayaran iuran peserta diisi tanda terima iuran peserta (rangkap dua). Yang asli untuk peserta, copynya untuk penyelenggara acara.

E. Kolekte

Setelah kolekte dihitung, dibuatlah bukti kas masuk dengan tanda tangan penghitung kolekte yang diserahkan langsung kepada bendahara.

F. Akuisisi kebutuhan melalui natura

Sumbangan berupa nature harus diberikan bukti tanda terima. Asli diberikan kepada donaturnya, copynya untuk penerima sumbangan natura

III. Tahap penyimpanan dana

1.      Dapat disimpan dibank dengan pembukaan rekening minimal atas nama ketua dan bendahara, berdasarkan surat keputusan/notulensi rapat  penunjukkan perwakilan pembukaan rekening bank. Dapat dilakukan perjanjian bahwa dana dapat diambil salah satu pemilik rekening. Jika diperlukan, diperbolehkan membuat kartu ATM. Buku tabungan sebaiknua dipegang oleh sekretaris yang secara teratur mencetak rincian transaksi, sedangkan bukti-bukti penyetoran dan penarikan disimpan oleh bendahara. Buku difotocopy untuk menjadi dasar pembuatan laporan

2.      Kas besar dipegang oelh Bendahara Umum, Bendahara memegang kas kecil. Uang tunai yang dipegang oleh pengurus lain, adalah berupa kas bon yang artinya diterima melalui Bendahara Umum/Bendahara dan harus segera dipertanggungjawabkan. Dalam kepanitiaan/tim kerja/wadah bentukan bendahara panitia memegang kas kecil. Penyimpanan uang oleh anggota lainnya merupakan kas bon yang diterima melalui bendahara/wakil bendahara dan harus segera dipertanggungjawabkan

3.      Uang yang boleh disimpan disekretariatan hanyalah berupa uang jaga-jaga untuk keadaan darurat, selebihnya harus dibawa pulang oleh bendahara-bendahara atau disimpan di bank

IV. Tahap pencairan dana

Pencarian dana dapat dilakukan melalui 3 proses:

1.      Pembuatan kas bon (dengan mengisi bukti kas bon), yang artinya dana diambil terlebih dahulu baru pengeluaran riil dilakukan. Kas bon dibuat dua rangkap, asli untuk bendahara dan copynya untuk menerima dana. Setelah pembelanjaan dilakukan dan diperoleh bon/bon/bukti belanja dan sisa dipertanggungjaabkan dengan penyertaan bon-bon/bukti belanja dan sisa uangnya kepada pemebri dana. Setelah dipertanggungjawabkan maka bukti belanja dan sisa uangnya kepada pemebri dana. Setelah dipertanggungjawabkan maka bukti-bukti kas bon yang ada harus disobek, dan sebagai gantinya bedahara membuat bukti kas keluar yang besarnya hanya sejumlah pengeluaran riil yang dilakukan, ditandatangani oleh penerima dana dengan bon-bon/bukti belanja distaples dibelakangnya

2.      Jika telah dilakukan pembelanjaan riil terlebih dahulu, maka bon-bon/bukti  pembelanjaan yanga da dapat langsung diganti dengan pengisian Bukti Kas Keluar dengan tanda tangan penerima dana dan bon/bukti pembelanjaan distaples dibelakangnya

3.      Jika pengeluaran uang dilakukan melalui mekanisme transfer maka tanda bukti transfer disertakan dalam bukti kas bon atau kas/bank keluar, dan sedapat mungkin penerimaan transfer menandatangani bukti kas bon kas/bank keluar tersebut

4.      Untuk pembelanjaan-pembelanjaan yang tidak mendapat bukti tertulis dari pihak kedua, amak dapat diisi bon internal sejauh jumlahnya wajar dan tidak benar, misalnya untuk transport, beli kue kecil, dll). Untuk pembelanjaan yang jumlahnya besar, maka si pembelanja harus membuat pernyataan keterangan pemakaian dana

V. Tahap pencatatan dan pelaporan

1.      Tiap-tiap bendahara bahkan pemegang uang memiliki buku kasnya sendiri-sendiri sebagai sarana untuk pencatatan keluar masuknya dana jika diperlukan

2.      Adanya buku kas bersama demi memudahkan pengawasan internal dan informasi posisi keuangan yang cepat. Buku kas ini tidak boleh dibawa pulang

3.      Dari bukti kas masuk/keluar dibuatlah catatan transaksi kas. Dari bukti penerimaan/pengeluaran bank dibuatlah catatan transaksi bank

4.      Dari catatan transaksi dan bukti-bukti yang dibuat jurnal, lalu diposting dan dibuat laporan keuangan dibuat mengikuti format anggaran yang ada. Penyesuaian proses dapat dilakukan sejauh tidak menyimpang jauh dari prinsip-prinsip akuntansi yang umum berlaku

5.      Bendahra Umum GMKI menyampaikan laporan keuangan kepada internal GMKI minimal enam bulan sekali dalam eapat BPH, dan laporan diberikan kepada seluruh BPC dan penyandang dana minimal sekali dalam setahun dengan laporan BPK sebagai lampiran. Bendahara panitia/tim kerja memebrikan laporan keuangan paling lambat 3 minggu setelah berakhirnya kegiatan yang dilangsungkan. Laporan keuangan menjadi bagian yang menyatu dengan laporan kepanitiaan secara keseluruhan, namun copy laporan keuangan dan bukti-bukti penerimaan/pengeluarannnya terpisah diberikan melalui Sekretaris Umum untuk diteruskan kepada Bendahara

6.      Koordinator Wilayah membuat laporan penerimaan dan pengeluaran 3 bulan sesuai aktivitas yang dilaksanakan. Untuk aktivitas penerimaan dan pengeluaran keuangan yang dilakukan oleh Koordinator Wilayah, dan untuk mendukung pelaporan tersebut harus disertakan rekening bank dan dilaporkan kepada Bendahara

7.      Wadah bentukan memberikan laporan keuangan minimal sekali dalam tiga bulan terhitung sejak dilantik. Bukti-bukti penerimaan/pengeluaran dan laporan keuangan diberikan terpisah dengan laporan kegiatan, dan diberikan melalui Sekretaris Umum untuk diteruskan kepada Bendahara

8.      Laporan keuangan pengutusan, dilakukan paling lambat 2 minggu setelah pelaksanaan tugas, yang menyatu dengan laporan kegiatan secara keseluruhan. Dengan copy dari laporan dan bukti-bukti pembelanjaan sebagai lampiran yang terpisah dari laporan kegiatan. Laporan kegiatan dan bukti-buktinya diberikan melalui Sekretaris Umum, namun copy laporan keuangan dan bukti-buktinya harus diteruskan kepada Bendahara, untuk pengurusan administrasinya

9.      Laporan keuangan PP berupa laporan keuangan internal kas BPC dan laporaan keuangan terkonsolidasi dengan kegiatan-kegiatan yang ada

10.  Jika didapati kesalahan dalam laporan maka sekretaris umum harus memanggil pelapor melalui surat untuk memberi kesempatan memperbaiki laporannya dalam waktu yang ditetapkan maka bendahara berhak memperbaiki laporan dengan pemberitahuan hasil perbaikan secara tertulis kepada pelapor

VI. Tahap  Pemeriksaan

1.      Pemeriksaan laporan keuangan tahap awal dilakukan oleh Bendahara GMKI, yang dilanjutkan oleh Tim Kerja Keuangan

2.      Badan Pemeriksa Keuangan memeriksa laporan keuangan GMKI minimal sekali dalam setahun, dengan buku kas bersama yang boleh diperiksa. Hasil pemeriksaan BPK dilampirkan dalam laporan keuangan GMKI. Laporan keuangan GMKI harus ditandatangani oleh TKK. BPK harus mengeluarkan pemberitahuan secara tertulis sekurang-kurangnya 2 minggu sebelum pemeriksaan dilakukan. Segala bukti transaksi keuangan tidak diperkenankan dibawa keluar pemeriksaan dilakukan disekretariat GMKI atau tempat lain yang disetujui bersama

3.      Bendahara GMKI berhak memeriksa keuangan panitia/tim kerja/wadah bentukan sewaktu-waktu jika dipandang perlu dengan seizin Tim Kerja Keuangan, dengan pemberitahuan tertulis kepada panitia/Tim Kerja/wadah bentukan sekurang-kurangnya 3 hari sebelum pemeriksaan dilakukan, dalam keadaan genting, pemeriksaan dapat dilakukan pada hari surat pemberitahuan disampaikan

4.      Penyandang dana diperbolehkan memeriksa laporan keuangan sehubungan dengan dan yang diberikannya dengan pemeriksaan terbatas berupa buku kas bersama dan posting penerimaan serta laporan keuangan itu sendiri dengan perjanjian terlebih dahulu

5.      Permintaan laporan keuangan dilakukan oleh Bendahara Umum melalui surat yang dikeluarkan oleh Sekretaris Umum

VII. Tahap pendokumentasian dan pendistribusian laporan

1.       Bukti-bukti pemasukan kas dijadikan 1 bundel, begitu juga dengan bukti-bukti pengeluaran kas, untuk bukti-bukti pengeluaran kas, untuk bukti pemasukan dan pengeluaran bank dapat dibundel menjadi satu. Minimal dengan klip dan disusun berdasarkan tanggal beserta copy laporan keuangan, bundel-bundel tersebut diserahkan sebagai lampiran laporan kegiatan didalam satu map atau amplop

2.      Penyimpanan bukti-bukti transaksi keuangan yang telah dibuatkan bukti kas/bank masuk/keluar disimpan oleh bendahara GMKI

3.      Laporan keuangan yang menjadi bagian tak terpisahkan dari laporan keuangan disimpan/didokumentasikan oleh Sekretaris Umum, begitu juga dengan laporan keuangan GMKI yang dikeluarkan oleh Bendahara Umum

4.      Panitia/timkerja/wadah bentukan/program berhak membuat copy dari laporan keuangan dan bukti transaksi-transaksi yang dilakukannya

5.      Pengiriman laporan keuangan dilakukan oleh sekretaris umum (termasuk laporan panitia/tim kerja/wadah bentukan) kepada penyandang dana sejauh yang dibutuhkan, juga kepada BPC-BPC dengan koordinasi dengan bendahara GMKI

VIII. Tahap pemberian sanksi

Manakalah laporan tidak diberikan pada tanggal waktu yang diberikan dan atau tidak sesuai dengan standar yang diberikan dan mekanisme yang berlaku, maka diberikan surat oeringatan maksimal 3 kali. Copy dari surat-surat peringatan diberikan kepada bendahara untuk menjadi  pertanggungjawaban atas dana yang diberikan.

Apabila terjadi pelanggaran terhadap keuangan, maka akan diberikan sanksi berupa sanksi administrastif organisasi.

IX. Lain-lain

1.      Untuk memperkuat bukti adanya serah terima dokumen, bukti tanda terima dapat digunakan

2.      Jika terdapat hal-hal yang terlewatkan, maka petunjuk teknis administrasi keuangan akan dibicarakan kemudian dengan persetujuan BPK

3.      Sistem administrasi yang dibangun dimaksudkan untuk memperlancar gerak, dan bukan sebagai penghambat. Oleh karena itu dalam implementasinya sedapat mungkin dilakukan seideal mungkin, dengan tidak menutup kemungkinan implementasi kurang sesuai pedoman selama tidak mengganggu jalannya gerakan dan dapat dipertanggungjawabkan

4.      Perlu dibuat parameter oleh Badan Pemeriksa Keuangan untuk kelayakan suatu laporan keuangan. Misalnya lebih dari 40% pengeluaran tidak ada pertanggungjawabannnya maka laporan keuangan dinilai tidak layak

X. Rekomendasi

Berkaitan dengan norma dan tata cara pemeriksaan keuangan, disarankan kepada formatur agar dalam penempatan, penentuan fungsionaris yang menjadi Bendahara Umum memiliki kemampuan untuk mengelola keuangan, atau memiliki latar belakang pendidikan akuntansi dan administrasi keuangan.

BAB V

Penutup

Demikianlah pedoman ini disusun untuk menjadi pegangan bersama dalam rangka pembelajaran profesionalisme. Kiranya pedoman ini diperbaharui senantiasa sehingga dapat memperkaya pengalaman bagi pelaku-pelakunya ketika memasuki dunia profesionalisme. Selain administrasi keuangan dalam artian penatausahaannya, sesungguhnya juga diperlukan standar manajemen keuangan di internal GMKI. Hubungan dan kerja sama GMKI dengan BPK juga harus didasarkan saling mengisi dan bukan saling menjatuhkan. Segala kekurangan yang ada sedapat mungkin didokumentasikan bagi perbaikan selanjutnya.